BIツールという言葉を聞いたことがあるでしょうか。最近ではデータを生かした経営戦略が求められており、そのためにBIツールが必要だと言われています。ではそもそもBIツールとはどのようなものなのでしょうか。また実際にBIツールを導入することでどのようなメリットがあるのでしょうか。

そこでこの記事ではBIツールのメリットと導入の際の注意点について説明します。データ経営に興味のある方はぜひお読みください。

BIツールとは

そもそもBIツールとは何の略かというと「Business Intelligence」の略です。それぞれの単語の頭文字をとったわけですが、語源がわかったとしてもその中身についてはよくわかりませんよね。

もう少し詳しく説明すると企業にあるデータを集め、管理・分析し、経営戦略に役立てるためのツールです。そのため最近話題になるデータを取り入れた経営「データドリブン」に必要なツールだと言えます。

また、BIツールは、単にデータを集計するだけでなく、多角的な分析や可視化を通じて、ビジネスの現状把握、課題発見、意思決定を支援する点が特徴です。近年では、AIや機械学習の機能を搭載し、より高度な分析や予測を可能にするBIツールも登場しています

BIツール導入のメリットは？

BI ツールがデータ収集や分析に役立つことはすでに述べましたが、では具体的にどのようなメリットがあるのでしょうか。ここでは4つのポイントについて説明します。

・データを一括で管理できる

BI ツールはデータを一括で管理できます。データはどの企業も集めていますが、部署ごとにバラバラで管理されているため、データ連携していない例をよく見ます。例えば顧客データは別のところで管理しているため、他の部署でその顧客データを利用しようとすると手間がかかるのです。

こうしたデータをすべて一括で管理しておけば、どの部署でもすべてのデータにアクセスできます。そうすることで今まで見えなかった顧客の要望が見えてくることもあります。

・データの分析ができる

データはただ集めるだけでは意味がありません。とくにデータを多く集めている場合、そのデータをどのように分析するかの方が重要です。 BI ツールではさまざまな分析手法を取り入れており、経営者が見たいデータを示すことが可能です。

またすべてのデータがリアルタイムで手に入るため、分析結果もリアルタイムで示せます。たとえば飲食店では今いるお客様にどのように接客すれば更に売上が上がるのか、そうした分析結果もリアルタイムで示すことが可能になるわけです。

・分析結果をグラフ化できる

データの分析を Excel ファイルで見ても、売上は改善しているのかどうかが一目ではわかりません。また何が原因で売上が改善しているのかも数値が並んでいるだけではよくわからないでしょう。

やはり分析結果はグラフで示した方が理解しやすいです。そうしたグラフ化の機能が多く備わっているのもBI ツールの特徴です。

・データにもとづいた経営ができる

こうしたデータにもとづいて今後どのように経営をしていったらよいのか、今後の経営戦略に役立てること可能です。 今あるデータの分析結果に基づく判断だけでなく、今後状況が変わったら売り上げはどのように変わるのか、そうした予測の立てられるわけですから、状況の変化にも柔軟に対応できるでしょう。予測が立てられることもBI ツールの大きなメリットになります。

BI ツールがなければ、経営者の今までの経験によって判断されていた事が多かったわけです。もちろん経験でうまくいったケースもありますが、データという根拠をもって経営をして行った方が、失敗した際にもその原因が突き止めやすいというメリットがあります。

BIツールの導入により、企業はデータに基づいた意思決定を迅速かつ的確に行えるようになります。これにより、市場の変化に柔軟に対応し、競争優位性を確立することが可能となります。また、BIツールは、部門間の情報共有を促進し、組織全体の連携強化にも貢献します。

BIツール導入のデメリットは？

BIツールにはデメリットもあります。ここではBIツールのデメリットを4つ紹介します。

・導入が難しいため失敗しやすい

BIツールは自社にあったツールを探すのが難しいというデメリットがあります。そもそも何のためにBIツールを導入するのか、明確になっていないことが多いからです。導入目的をしっかり決めて、自社の要望にあったBIツールを導入する必要があります。

・費用がかかる

BIツールの導入には費用がかかります。基本的に使用する人数と機能によって料金が変わります。自社に必要な機能以外もつけていくと、費用がかなり増えてしまうことがあるわけです。まずは予算を決めてからBIツールの導入を考えましょう。

・導入しても使いこなせない

BIツールを導入しても使いこなせない場合もあります。導入担当者が良いと思って導入したツールも、実際に使う人たちにとっては使いにくいということもあるわけです。

そのため導入に対しては、実際にそのBIツールを使う部署の人たちに動かしてみてもらってから導入を決めましょう。

・設定に時間がかかる

BIツールは初期設定に時間がかかることが多く、多次元での分析を行うためには、専門家に頼む必要が出てくる場合もあります。

BIツールの活用例

BIツールは、企業の意思決定をサポートするために使用されます。たとえばある企業が売上データを分析したい場合、BIツールを使用することで、売上のトレンドやパターンを把握できます。

具体的な例としては、特定の製品や地域での売上の推移を見られます。また売上の要因となる要素を特定し、改善のための戦略を立てることも可能です。

BIツールはマーケティング活動にも活用されます。たとえばある企業が広告キャンペーンを実施した場合、BIツールを使用してそのキャンペーンの効果を分析することが可能です。具体的な例としては、広告のクリック数やコンバージョン率を把握できます。これにより、広告予算の最適化やマーケティング戦略の改善につなげられるわけです。

BIツールは、さまざまな業界で活用されています。たとえば小売業では在庫管理や販売分析に使用されますし、製造業では生産効率の向上や品質管理に活用されます。また金融業界ではリスク管理や顧客分析に使用されることがあります。

BIツールの活用により、企業はより効率的な意思決定を行い、競争力を高めることができるため、多くの企業が活用しているわけです。

BIツールを使いこなすための注意点

BIツールの導入で大切なことは何を分析したいかです。とりあえずBIツールが大事だから入れてみようではうまくいきません。ほとんどの企業はデータを持っているわけですから、そのデータにもとづいて、どのような分析をしたいのか考えてみましょう。

まずは企業にとって今の課題を洗い出してください。その上でその課題を解決するためにどのようなデータが必要で、どのように分析すれば考えてみましょう。そこまで決まっていれば、希望する分析ができるBIツールを選べばよいだけになります。それぞれの部署でどのような要望があるか、事前に聞いておくことをオススメします。

またBIツールを使いこなすためには、データの品質管理、セキュリティ対策、継続的な運用改善も重要です。データの品質が低いと、分析結果の信頼性が損なわれるため、データのクレンジングや統合を徹底する必要があります。

機密性の高いデータを扱う場合は、セキュリティ対策を講じ、情報漏洩のリスクを最小限に抑えなければなりません。さらに、BIツールの導入は、一度行ったら終わりではなく、継続的に運用改善を行うことが重要です。定期的にツールの利用状況を分析し、改善点を見つけ、より効果的な活用を目指しましょう。

データに基づいた経営を行いましょう！

今までは経験にもとづいて経営が行われ、うまくいったケースも多いでしょう。しかしお客様の要望も多様化しており、今までと同じような経営では立ち行かなくなる可能性が高いです。

データを分析してみると、今まで正しいと思っていたことが実は間違いだったということも見えてきます。またデータにもとづいて戦略を立てれば、たとえ失敗したとしてもその原因がわかりやすいというメリットもあります。

データが大事ということはどの企業も理解しているので、多くのデータが蓄積されているはずです。そのデータをうまく分析し、経営に活用するための BI ツールを導入してはどうでしょうか。

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